香港政府規(guī)定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時，一般還提供注冊地址和處理政府來往文件。

法定秘書相等于海外人士在香港的代言人，必須由香港居民或公司擔任，方便政府聯(lián)系和處理政府的往來文件。法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如果公司發(fā)生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。

法定秘書的服務功能有別于商務秘書，不是普通的公司員工。在注冊有限公司時法律要求必須指定法定秘書。

秘書的任職資格：

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經(jīng)常居住于香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點。

上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或?qū)I(yè)會計師，而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學術及專業(yè)資格方面足以履行其職責。 

根據(jù)法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯(lián)合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

公司秘書通常有以下幾項責任：

(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；

(2) 在董事會的指示下，發(fā)通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員；

(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章；

(4) 處理股權轉(zhuǎn)讓事宜；

(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；

(6) 按規(guī)定向公司注冊處提交有關文件，例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

秘書的辭職：

根據(jù)公司條例，除非公司章程細則另有規(guī)定，或者秘書與公司之間另有協(xié)議，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊署。